Een mailclient verbinden

Elke Mailspace-mailbox kan naast webmail ook in een mailprogramma op je desktop of telefoon worden geopend — de lijst Mailboxen omschrijft ze als Mailboxen met IMAP/SMTP-toegang en toegang tot webmail. Deze handleiding behandelt de twee dingen die je daarvoor nodig hebt: de verbindingsgegevens die het dashboard je toont, en app-wachtwoorden, een aparte inlog die je aan één mailprogramma kunt geven in plaats van het wachtwoord van de mailbox.

Er staan geen stap-voor-stapinstructies in voor een specifiek mailprogramma. Apple Mail, Outlook, Thunderbird, de Gmail-app en de rest vragen allemaal om dezelfde vijf dingen — een servernaam, een poort, een versleutelingsinstelling, een gebruikersnaam en een wachtwoord — maar ze vragen het op andere plekken en ze noemen de velden anders. Haal de waarden uit het dashboard en zet ze daar waar jouw programma erom vraagt.

Laat het mailprogramma het eerst proberen

Het advies van het dashboard zelf, bovenaan de kaart Verbindingsgegevens, is het waard om op te volgen: "De meeste e-mailprogramma's stellen dit automatisch in. Vul deze gegevens alleen handmatig in als automatisch instellen (autodiscover) niet werkt."

1. Voer het volledige e-mailadres en het mailboxwachtwoord in je mailprogramma in en laat het de rest opzoeken. De meeste programma's bieden dit als eerste, eenvoudigste optie en tonen pas servervelden als het opzoeken mislukt.

2. Mislukt het opzoeken, controleer dan de DNS-records voor autoconfiguratie. Automatisch instellen leunt op twee CNAME-records — autoconfig.<jouw-domein> en autodiscover.<jouw-domein> — die samen met de overige mailrecords op de pagina DNS-records van de mailomgeving staan. Bij een domein waarvan wij de DNS beheren worden ze voor je aangemaakt; bij een domein met DNS elders moet je ze zelf bij je DNS-provider toevoegen, en tot die tijd valt er voor automatisch instellen niets te vinden.

Hoe dan ook kun je de instellingen altijd met de hand invullen, en daar gaat de rest van deze pagina over.

Lees de instellingen af van de kaart Verbindingsgegevens

1. Open de mailomgeving. Kies Mailspace in de zijbalk van de workspace en daarna de mailomgeving die je wilt. Je komt uit op de pagina Overzicht.

2. Zoek de kaart Verbindingsgegevens. Die staat op de pagina Overzicht en heeft een badge Handmatig instellen. Alles waar een mailprogramma om vraagt staat erop, in drie blokken: Inloggen, Inkomend en Uitgaand.

3. Kopieer de servernaam. Elke protocolregel toont dezelfde servernaam — de kaart herhaalt hem per regel omdat mailprogramma's er veld voor veld om vragen. Het is mail. gevolgd door het primaire domein van de mailomgeving. Elke regel heeft een kopieerknop (IMAP-server kopiëren, POP3-server kopiëren, SMTP-server kopiëren) zodat je de exacte waarde kunt plakken in plaats van overtypen.

4. Kies per veld inkomend of uitgaand. De kaart benoemt de poorten met hun versleuteling, precies zoals je mailprogramma ze nodig heeft:

   Blok	Protocol	Wat de kaart erover zegt	Poort en versleuteling
   Inkomend	IMAP	synchroniseert mail over meerdere apparaten	993 · SSL/TLS
   Inkomend	POP3	downloadt naar één apparaat	995 · SSL/TLS
   Uitgaand	SMTP	verstuurt je mail	465 · SSL/TLS of 587 · STARTTLS

   Kies IMAP tenzij je een specifieke reden hebt om dat niet te doen: POP3 downloadt mail naar één apparaat, dus een tweede apparaat of webmail ziet dan niet dezelfde mailboxstatus. Voor uitgaande mail werkt elke SMTP-poort — gebruik de versleutelingsinstelling die je programma biedt, en toont het er twee, dan is 587 · STARTTLS degene waar de meeste programma's standaard op staan.

5. Gebruik dezelfde inloggegevens voor verzenden. Het blok Inloggen geeft Gebruikersnaam op als je volledige e-mailadres en Wachtwoord als het wachtwoord van je mailbox, en het blok Uitgaand voegt daaraan toe: "Inloggen is vereist — gebruik dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord." Mailprogramma's laten uitgaande authenticatie vaak standaard uit staan, of bieden aan anoniem te verzenden — doe dat niet; verzenden vereist dezelfde inlog als ontvangen.

   De woorden (instellen of opnieuw instellen) naast het wachtwoord zijn een link naar de lijst Mailboxen, waar je een nieuw wachtwoord op de mailbox kunt zetten — zie Mailboxen beheren.

Gebruik een app-wachtwoord voor een mailprogramma

Een app-wachtwoord is een tweede inlog op dezelfde mailbox, bedoeld voor precies deze taak. Het dashboard omschrijft ze als Aparte inloggegevens voor mailclients en apps — aanbevolen voor IMAP/SMTP/JMAP. Het is een aanbeveling en geen eis: het mailboxwachtwoord werkt ook in een mailprogramma. Wat een app-wachtwoord je oplevert is afbakening — één inlog per app, elk met een eigen naam en elk apart in te trekken.

Je kunt er alleen een toevoegen aan een mailbox die al bestaat; tijdens het aanmaken van een mailbox leest het veld Pas beschikbaar na het aanmaken.

1. Open de instellingen van de mailbox. Ga naar Mailboxen, open het actiemenu van de rij en kies Mailbox bewerken. De pagina draagt het adres van de mailbox als titel en heeft een knop Terug naar de lijst.

2. Scrol naar Beveiliging → App-wachtwoorden. Het veld toont hoeveel de mailbox er nu heeft en somt ze op als er zijn. Elke rij draagt zijn naam en Aangemaakt met de datum — die datum is de enige historie die van een inlog wordt bijgehouden; er is nergens een "laatst gebruikt".

3. Sla eerst je andere openstaande wijzigingen op. Het venster waarschuwt: Bij toevoegen wordt deze pagina opnieuw geladen — sla eerst je andere wijzigingen op. Anders dan de rest van het mailboxformulier wordt een app-wachtwoord niet uitgesteld tot je opslaat: het wordt op de server aangemaakt op het moment dat je bevestigt.

4. Klik op App-wachtwoord toevoegen en geef het een naam in het venster Nieuw app-wachtwoord. Het veld Naam / omschrijving is verplicht — laat je het leeg, dan antwoordt het venster Give this app password a name. Noem het naar het ding dat het gaat bewaren, zoals het voorbeeld van het venster zelf doet (bijv. Thunderbird op laptop): die naam is wat je maanden later leest als je moet beslissen welke veilig is om in te trekken.

5. Bevestig je identiteit met je passkey of wachtwoord, als je dat niet recent hebt gedaan. Een app-wachtwoord aanmaken is een gevoelige actie, dus er kan om een extra bevestiging worden gevraagd. Bij het beperken of intrekken van een bestaand app-wachtwoord gebeurt dat niet.

6. Kopieer het wachtwoord voordat je iets sluit. Kopieer dit wachtwoord nu — het wordt niet opnieuw getoond. Gebruik de knop Kopiëren ernaast, plak het in het mailprogramma en sluit het paneel daarna pas — de bevestigingsknop verandert in Done zodra het geheim in beeld staat. Dit is het enige moment waarop de waarde leesbaar is: hij wordt één keer afgegeven en nergens bewaard waar je hem kunt teruglezen. Ging de identiteitscontrole uit stap 5 af, dan laadt de pagina opnieuw en verschijnt het nieuwe wachtwoord in een paneel Nieuw app-wachtwoord bovenaan de mailboxpagina in plaats van in het venster — zelfde waarde, zelfde kopieerknop, en bij de volgende weergave is het weg.

7. Gebruik het precies als het mailboxwachtwoord. Dezelfde servernaam, dezelfde poorten, dezelfde gebruikersnaam — je volledige e-mailadres. Alleen het wachtwoord verschilt.

Beperk een app-wachtwoord tot bekende adressen

De schildknop op een app-wachtwoordrij (App-wachtwoord beperken tot IP-adressen) opent op die rij een editor Toegestane IP-adressen. Vul een of meer adressen of CIDR-reeksen in, gescheiden door komma's — de invulhint toont de vorm, 192.168.1.0/24, 203.0.113.7 — en laat het leeg om elk adres toe te staan. Een rij met een beperking toont een badge met het aantal adressen.

De beperking gaat meteen in en geldt alleen voor die ene inlog — hij kan niemand buiten webmail sluiten en raakt het eigen wachtwoord van de mailbox niet. Wat hij niet doet, is zichzelf uitleggen aan de geblokkeerde app: Een mailclient die vanaf een ander adres verbinding maakt, wordt geweigerd zonder te horen dat het adres de reden is — die ziet een rechten- of verbindingsfout, geen verkeerd wachtwoord. Gebruik dit alleen voor een app op een verbinding waarvan het adres niet verandert.

Als het mailprogramma geen verbinding maakt

Werk deze punten af voordat je aanneemt dat het wachtwoord fout is.

• Certificaatwaarschuwingen wijzen meestal op DNS en niet op een slecht certificaat. Het certificaat van de mailomgeving is alleen voor de mailhost uitgegeven, en de kaart Mailauthenticatie op de pagina Overzicht heeft een regel Mailserver, omschreven als Adres van de mailserver — vereist voor SSL. Leest die regel ✕ Niet gevonden of ! Wijkt af in plaats van ✓ Gevonden, dan wijst de mailhost niet naar ons en gaan mailprogramma's klagen. De knop DNS-records op die kaart brengt je naar de exacte waarden.

• Een onverklaarde weigering, of een verbinding die simpelweg wegvalt, kan een IP-beperking zijn in plaats van een probleem met de inloggegevens. Er zijn er twee, op twee niveaus: de Toegestane IP-adressen per inlog hierboven, en de eigen IP-beperking bij inloggen van de mailbox, waarvan de voetnoot de reikwijdte uitspelt — die Geldt voor webmail en elke mailclient., en wie vanaf een ander adres inlogt wordt geweigerd zonder te horen dat het adres de reden is — die ziet een rechten- of verbindingsfout, geen verkeerd wachtwoord. Controleer allebei op de instellingenpagina van de mailbox.

• Verzenden mislukt terwijl ontvangen wel werkt wijst op de uitgaande kant: voor het account is geen inlog ingesteld, of er staat een andere gebruikersnaam. De kaart is er duidelijk over dat uitgaand Inloggen is vereist — gebruik dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord.

• Er kan helemaal niets aan de mailbox worden gewijzigd. Staat de mailomgeving ingepland voor verwijdering, dan worden de pagina's alleen-lezen met Deze mailspace staat gepland voor verwijdering en kan niet worden gewijzigd. Zet hem eerst terug. — zie Een mailomgeving verwijderen en herstellen. Een mailomgeving waarvan de mail is geblokkeerd, kan ook niet worden beheerd.

• Sluit het mailprogramma uit. Log in op Webmail met hetzelfde adres en mailboxwachtwoord. Werkt webmail wel en het programma niet, dan kloppen de inloggegevens en zit het probleem in de instellingen van het programma. De knop Webmail staat op de pagina Overzicht en op elke rij van de lijst Mailboxen; is hij grijs, dan noemt de tooltip de webmailhost en zegt hij dat je die DNS-record eerst bij je eigen DNS-provider moet zetten.

Volgende stappen

• Voeg per apparaat een eigen app-wachtwoord toe in plaats van er een te hergebruiken, zodat een verloren telefoon je één intrekking kost in plaats van overal een wachtwoordwissel.
• Richt de overige mailboxen in die je team nodig heeft — zie Mailboxen beheren.
• Controleer de kaart Mailauthenticatie op de pagina Overzicht van de mailomgeving als uitgaande mail door de ontvangende kant wordt geweigerd of gefilterd.
• Nog geen mailomgeving besteld? Begin bij Een mailomgeving bestellen.