Mailopslag, en wat er met verwijderde e-mail gebeurt

Elke mailomgeving heeft een hoeveelheid mailopslag die bij haar pakket zit, en elke mailbox daarin put uit diezelfde pool. Deze pagina legt uit waar de cijfers op het scherm vandaan komen, wat er verandert als je eroverheen gaat — het korte antwoord is minder dan je vreest — en hoe lang een verwijderd bericht terug te zetten blijft.

Verwijderde mail is maar een van de drie aparte hersteltermijnen in Mailspace, en die zijn makkelijk door elkaar te halen. Deze pagina gaat over de eerste; Drie verschillende hersteltermijnen hieronder wijst je de weg naar de andere twee.

Waar de opslagcijfers vandaan komen

Je gebruik is het totaal van wat de mailboxen in de mailomgeving daadwerkelijk op de mailserver bewaren — geen tegoed dat je uitgeeft, en niets wat je zelf instelt. Vier plekken tonen het:

Waar	Wat het toont
De Mailspace-lijst, de kolom Gebruik	Een balk en gebruikt / inbegrepen voor elke mailomgeving in de workspace
Het Overzicht van een mailomgeving, de kaart Pakket	Opslag als gebruikt / inbegrepen met een balk, en Mailboxen als in gebruik / toegestaan
De pagina Mailboxen, de kolom Opslag	Het gebruik van elke mailbox — tegen haar eigen quotum, of gevolgd door / onbeperkt wanneer ze geen eigen limiet heeft
Het veld Quotum van een mailbox	De eigen limiet voor die ene mailbox, als je er een instelt

De pagina Overzicht leest het gebruik bij elke keer laden opnieuw van de mailserver, dus de kaart Pakket is het meest actuele cijfer dat je kunt krijgen. De Mailspace-lijst toont juist het laatst gemeten cijfer, dus een heel recente verandering kan daar even op zich laten wachten — open de mailomgeving zelf als je het opnieuw wilt laten nakijken.

Eén pool, gedeeld door elke mailbox

Een Quotum per mailbox verdeelt de opslag van het pakket; het komt er niet bovenop. Daarom kan geen enkele mailbox meer krijgen dan het hele pakket bevat — probeer het en het formulier weigert, met je pakket erbij genoemd. Een mailbox onbeperkt laten is normaal: het betekent alleen dat die mailbox geen eigen plafond onder dat van het pakket heeft.

Als je over je pakket heen gaat

Eroverheen gaan is een zachte limiet. Je mail wordt nog steeds bezorgd en je mailboxen blijven werken — je krijgt het te horen en wordt gevraagd iets te doen. De banner zegt dat ook met zoveel woorden, want de angst is begrijpelijk en onterecht: dit is een factuurlimiet, geen muur waar je mail tegenaan loopt.

Er verschijnen twee dingen zodra het gebruik voorbij gaat wat je pakket bevat:

Op de Mailspace-lijst een badge Opslag vol op de rij van die mailomgeving, en haar gebruikscijfers worden rood. De badge verschijnt naast elke andere badge op de rij, dus hij kan niet worden verstopt door een melding over DNS of verificatie.
Binnen de mailomgeving een banner boven aan elke pagina (alle behalve de pagina voor de pakketwijziging zelf, want daar stuurt hij je naartoe). Hij noemt het domein, zegt hoeveel van de inbegrepen opslag in gebruik is en — in het gewone geval — stelt hij je gerust dat Je mail wordt gewoon bezorgd.

De banner kent een paar formuleringen, en het verschil telt omdat de oplossing per geval anders is:

Bannerkop	Wat het betekent	Wat je moet doen
Je gebruikt meer mailopslag dan je pakket bevat	Het alledaagse geval. Mail wordt gewoon bezorgd.	Pakket wijzigen, of ruimte vrijmaken
We konden je mailpakket niet voor je wijzigen	Er bestaat een groter pakket, alleen is het ons niet gelukt de wijziging vanzelf af te ronden	Wijzig het pakket zelf vanuit de banner, of neem contact op
Je mailopslag heeft aandacht nodig	Er is geen groter pakket waar we je naartoe kunnen verplaatsen	Neem contact op — de knop opent een bericht over dit domein
Betaling nodig voor je gewijzigde mailpakket	Er is een pakketwijziging gestart maar de incasso is niet gelukt, dus hij is niet afgerond. Je mail wordt gewoon bezorgd.	Betaal de factuur om de wijziging af te ronden

De knop van de banner brengt je naar Pakket wijzigen, onder Instellingen in de eigen zijbalk van de mailomgeving, waar je een pakket kiest en op Wijziging aanvragen klikt. Pakket upgraden op de kaart Pakket gaat naar dezelfde plek. Iedereen die de mailomgeving kan openen mag die pagina bekijken, maar om de wijziging daadwerkelijk te starten heb je de rol facturatie in de workspace nodig: zonder die rol wordt Wijziging aanvragen geweigerd met Je hebt geen toestemming om de facturering voor deze workspace te beheren.

Ruimte vrijmaken betekent minder mail op de server, dus het is goed om te weten dat een bericht verwijderen het niet meteen van de server haalt — de kopie blijft in Verwijderde e-mail staan tot haar eigen deadline is verstreken (hieronder). Grote mailboxen leegmaken is de directere route, en voor een mailbox waar je klaar mee bent is Nu verwijderen op een mailbox die al voor verwijdering staat ingepland de enige actie die hem en zijn mail direct weghaalt in plaats van aan het eind van een venster.

Naar een kleiner pakket gaan heeft een ondergrens

Een downgrade wordt geweigerd zolang je meer gebruikt dan het kleinere pakket bevat — de melding noemt het doelpakket, je huidige gebruik, en vraagt je eerst opslag vrij te maken. Hetzelfde geldt voor mailboxen: een pakket dat er minder toestaat dan je er hebt, wordt geweigerd, en mailboxen die nog in de respijtperiode na een verwijdering zitten tellen mee tot ze definitief weg zijn.

Verwijderde mail: het scherm Verwijderde e-mail

Wanneer iemand een bericht uit zijn mailbox verwijdert, bewaart de mailserver er nog een tijdje een kopie van. Verwijderde e-mail, in de eigen zijbalk van de mailomgeving, is waar je die kopieën ziet — voor elke mailbox in de mailomgeving tegelijk, niet één mailbox per keer — en ze terugzet.

De pagina heet Verwijderde e-mail, met daaronder een kaart Verwijderde mail. De ondertitel van die kaart is de belangrijke regel: hij zegt hoe lang verwijderde mail wordt bewaard en dat die kan worden teruggezet tot de deadline is verstreken. Dat venster is een instelling op de mailserver zelf, die bij elke keer dat je de pagina opent vers wordt gelezen, dus de pagina is daarover het gezag, niet deze handleiding — en is archiveren helemaal uitgezet, dan zegt diezelfde regel dat, en wordt verwijderde mail direct gewist zonder iets om terug te zetten.

Elke rij toont het Onderwerp, de Mailbox waaruit het is verwijderd, wanneer het is Verwijderd, een deadline Terugzetten vóór, en de Grootte. De deadline is een badge die op de laatste dag oranje wordt. Boven aan de lijst staat een filterveld — Filter op onderwerp, afzender of mailbox… — de snelste weg door een drukke lijst.

Per rij kun je:

Het Terugzetten. Bevestig de dialoog — Deze e-mail terugzetten? — en het bericht gaat terug naar de mailbox waar het vandaan kwam en verdwijnt uit het archief. De mailserver doet dit op de achtergrond, dus de rij toont Bezig met terugzetten… in plaats van te melden dat het klaar is; het bericht verschijnt even later weer in de mailbox.
Er een Voorbeeld van bekijken. Dat opent het bericht met zijn mailbox, type, afzender, ontvangers, datums, grootte en bijlagen, plus een platte-tekstversie van de inhoud. Terugzetten naar mailbox en .eml downloaden staan ook op die pagina.
.eml downloaden — het originele bericht, opmaak en al, als bestand dat je in elk mailprogramma kunt openen of aan iemand kunt geven.
Definitief verwijderen — wist het nu in plaats van de deadline af te wachten. De dialoog zegt precies dat, en het kan niet worden teruggedraaid. Er zit geen tweede archief achter.

Is er niets te tonen, dan leest de pagina Niets om terug te zetten, en de regel eronder vertelt in welke situatie je zit: Mail die uit een mailbox is verwijderd, verschijnt hier en kan worden teruggezet tot de uiterste datum is verstreken, of, als de mailomgeving nog geen mailboxen heeft, dat ze die nog niet heeft.

Niet alleen e-mail

Het scherm toont alles wat de mailserver voor deze mailboxen heeft gearchiveerd, elke rij met haar type erbij — E-mail, Bestand, Agenda-item, Contact of Mailfilter. Een bericht zonder onderwerpregel staat er als (geen onderwerp), zodat de rij nog steeds aanklikbaar is.

Twee dingen houden een terugzetting tegen:

De deadline is verstreken. Zodra de mailserver een item heeft opgeruimd is het weg; het openen of terugzetten mislukt met That deleted email is no longer available.
Rechten. Iedereen die de mailomgeving kan zien, kan dit scherm doorbladeren en er voorbeelden bekijken, maar terugzetten en definitief verwijderen zijn wijzigingen, dus daarvoor is bewerkrecht in de workspace nodig. Zonder dat wordt de actie geweigerd met Je hebt geen toestemming om deze actie uit te voeren.

Een mailomgeving die voor verwijdering staat ingepland is alleen-lezen

Zolang een mailomgeving voor verwijdering staat ingepland, kun je Verwijderde e-mail nog wel openen en bekijken — met opzet, zodat je kunt zien wat je op het punt staat te verliezen — maar Terugzetten en Definitief verwijderen worden allebei geweigerd met Deze mailspace staat gepland voor verwijdering en kan niet worden gewijzigd. Zet hem eerst terug. Zie Een mailomgeving verwijderen en herstellen.

Drie verschillende hersteltermijnen

Drie dingen in Mailspace kunnen worden verwijderd en teruggehaald, en elk heeft zijn eigen klok. Weet zeker op welke je zit:

Wat is verwijderd	Waar je het terughaalt	Hoeveel tijd je hebt
Een bericht in een mailbox	Verwijderde e-mail, in de zijbalk van de mailomgeving	Ingesteld op de mailserver; de pagina noemt het, en elke rij draagt haar eigen deadline Terugzetten vóór
Een mailbox	De pagina Mailboxen — eerst Ingepland voor verwijdering, daarna Onlangs verwijderd	Zeven dagen respijt, waarin terugzetten de mailbox precies terugbrengt zoals hij was; daarna een tweede venster, ingesteld door de mailserver, dat elke rij als aftelling toont
De hele mailomgeving	De Mailspace-lijst, met Herstellen op de rij	Een eigen venster, beschreven op de verwijderpagina

Een verwijderde mailbox is degene met twee fasen, dus het loont om ze allebei te kennen. Binnen de respijtperiode van zeven dagen zet Herstellen de mailbox weer aan, met wachtwoord, aliassen en lidmaatschappen ongemoeid. Loopt de respijtperiode af, dan wordt de mailbox voor je verwijderd en verhuist hij naar Onlangs verwijderd, waar terugzetten nog steeds elk bericht terugbrengt, maar de mailbox met geen wachtwoord terugkomt — dat stel je in als onderdeel van het terugzetten. Nu verwijderen slaat de respijtperiode over en daarmee ook het tweede venster, dus dan is er niets meer terug te halen. De stappen daarvoor staan in Mailboxen beheren; deze pagina is er alleen om je te vertellen welke klok je in de gaten houdt.

Via de API

De payload van de mailomgeving meldt de inbegrepen opslag van het pakket en het huidige gebruik, samen met het aantal mailboxen en het pakket waartegen de cijfers worden gemeten — genoeg om zelf alarm te slaan voordat een banner dat doet. Hij wordt geserialiseerd uit opgeslagen gegevens in plaats van uit een live uitvraag bij de mailserver, dus behandel hem als stand van het synchronisatietijdstip in diezelfde payload.

Zie Mailspace voor de volledige payload.

Verwijderde mail heeft geen eigen API: gearchiveerde berichten doorbladeren, terugzetten en definitief verwijderen kan alleen in het dashboard.

Volgende stappen

Bekijk de kaart Pakket op Overzicht voordat je mailboxen toevoegt — die toont allebei de limieten die je kunt raken, opslag en aantal mailboxen, op één plek.
Zit je over je pakket heen, doe dan wat de banner zegt in plaats van te wachten: wijzig je pakket via Pakket wijzigen — waarvoor je de rol facturatie nodig hebt — of maak ruimte vrij.
Vertel de mensen die de mailboxen gebruiken dat Verwijderde e-mail bestaat, en dat elk item daar een deadline heeft — hoe eerder iemand het vraagt, hoe meer er terug te halen is.
Lees Mailboxen beheren voordat je een mailbox verwijdert, en Een mailomgeving verwijderen en herstellen voordat je een hele mailomgeving verwijdert.