Maillogboek: wat er met een bericht is gebeurd

Iemand zegt dat je e-mail nooit is aangekomen. Of een bericht dat je verwachtte, is er nooit geweest. Een mailomgeving houdt een bezorglogboek bij van de mail die haar mailboxen versturen en ontvangen, en de pagina Logboek is waar je het opzoekt: wat de mailserver met een bericht heeft gedaan, wanneer, en — als er iets misging — wat de ontvangende server erover zei.

Deze pagina gaat over het lezen van die schermen. Ze verandert niets: Logboek is een alleen-lezen weergave, dus iedereen die de mailomgeving kan openen, kan hem gebruiken.

Mailbox-mail, niet de mail die je site verstuurt

Deze logs gaan over mailbox-mail — berichten van en naar de mailboxen in deze mailomgeving. Ze gaan niet over mail die een WordPress-site verstuurt: wachtwoordherstel, bestelbevestigingen, meldingen van contactformulieren en dergelijke. Dat is een aparte CloudPress-functie, Transactionele e-mail, die in de eigen zijbalk van de site zit en daar haar eigen scherm heeft om logs te doorzoeken. Twee gevolgen die het waard zijn om te weten voordat je gaat zoeken:

• Ben je bezig met een site die geen mail voor wachtwoordherstel kan versturen, dan zit je op de verkeerde pagina. Ga naar de site, open Transactionele e-mail en doorzoek daar de logs.
• Of Transactionele e-mail beschikbaar is, wordt platformbreed bepaald, niet per workspace — biedt het dashboard het aan, dan is het op elke site beschikbaar.

De ene overlap: verstuurt je site via een van je mailboxen over SMTP, dan is dat wel degelijk mailbox-mail, en dan verschijnt het hier onder Uitgaand als elk ander bericht dat vanuit die mailbox is verzonden. Voor een uitgebreidere vergelijking van de twee functies, zie Mailspace: overzicht.

Het logboek openen

1. Open de mailomgeving. Kies Mailspace in de zijbalk van je workspace en kies daarna de mailomgeving waarvan je de mail wilt volgen. Haar Overzicht opent als eerste.

2. Kies Logboek. Klik in de eigen zijbalk van de mailomgeving op Logboek.

   Twee snelkoppelingen slaan een stap over. De kaart Bezorglogboek op het overzicht heeft een knop Alles bekijken die het logboek op het tabblad Inkomend opent, en de kaart Bezorgproblemen heeft er een die het op het tabblad Problemen opent.

3. Kies het tabblad dat bij je vraag past. De paginakop draagt het maildomein van de mailomgeving en vier tabbladen:

   Tabblad	Wat er in staat
   Inkomend	Mail die bij je mailboxen is bezorgd, nieuwste eerst.
   Uitgaand	Mail die vanuit je mailboxen is verzonden, nieuwste eerst.
   In wachtrij	Berichten die nog worden verzonden of wachten op een nieuwe poging.
   Problemen	Bezorgingen die zijn gebounced of nog steeds mislukken.

   De richting wordt per bericht bepaald, dus Inkomend en Uitgaand zijn echt verschillende lijsten — met één bewuste uitzondering. Mail van de ene mailbox hier naar een andere mailbox hier is allebei, dus die verschijnt in beide tabbladen met een badge Intern naast de ontvanger. Daarom zie je soms hetzelfde bericht twee keer, en het betekent dat een bericht aan een collega op je eigen domein te vinden is onder Uitgaand, waar je het ook zou zoeken.

   Elk domein in de mailomgeving valt onder deze lijsten; er is geen schakelaar per domein die je moet instellen.

Een rij lezen

Inkomend en Uitgaand delen één tabel: Status, Tijd, Van, Aan en Grootte. In wachtrij en Problemen gebruiken in plaats daarvan Status, Tijd, Van, Ontvangers en Grootte, omdat een bericht in de wachtrij of met problemen per ontvanger wordt gevolgd in plaats van als één bezorging.

Status is een badge, elk met een eigen tekentje:

Drie dingen aan deze tabellen verrassen mensen regelmatig:

• Er staan geen onderwerpregels in. Een bezorglogboek legt enveloppen en uitkomsten vast, geen berichtinhoud, dus je herkent een bericht aan het adres, de tijd en de grootte — nooit aan het onderwerp.
• Bij mail die je hebt ontvangen, toont de kolom Aan alleen je eigen adressen. Eén binnenkomend bericht kan geadresseerd zijn aan mensen bij meerdere bedrijven; je ziet de ontvangers op je eigen domeinen, niet die van iemand anders. Bij mail die jij hebt verzonden, wordt elke ontvanger getoond, externe inbegrepen.
• Een lege afzender is normaal bij bounces. Waar een bericht geen envelope-afzender heeft — en zo worden bouncemeldingen verstuurd — leest de cel Van van de wachtrij- en problementabel <bounce>, en tonen de bezorgtabellen een streepje.

Waar een bericht meer dan één ontvanger heeft, vat de cel Ontvangers ze samen: het totaal, en daarna hoeveel er zijn bezorgd, opnieuw worden geprobeerd of zijn mislukt. Bij één ontvanger toont de cel dat adres in plaats van een telling. Op Problemen telt de cel alleen de ontvangers waarbij het daadwerkelijk misgaat, niet iedereen aan wie het bericht was gericht.

Een rij openen voor het hele verhaal

Klik op het pijltje rechts op een rij om die uit te klappen. Op Inkomend en Uitgaand heeft een rij zonder vastgelegd bezorgspoor geen pijltje — daar valt niets te openen. Op In wachtrij en Problemen staat er altijd een.

Op Inkomend, Uitgaand en Problemen toont het uitgeklapte paneel, voor zover van toepassing:

• Resultaat — de uitkomst plus de antwoordcode van de ontvangende server. Het wordt alleen getoond als er iets misging; bij een bezorgd bericht zegt de badge van de rij dat al.
• Server — de ontvangende mailserver waarmee we hebben gesproken. Lokale bezorgingen tussen je eigen mailboxen hebben er geen om te tonen.
• Volgende poging — bij een bericht dat nog opnieuw wordt geprobeerd, wanneer de volgende poging aan de beurt is. Deze staat alleen op Problemen.
• Tijdsduur — hoe lang de bezorging van begin tot eind duurde.
• Reden — waarom het misging, meestal in de eigen woorden van de ontvangende server.
• SMTP-log — het gesprek zelf, stap voor stap, elke stap met tijdstempel en label, met het verschil ten opzichte van de eerste stap. Dit is het deel dat je in een supportticket plakt: het is het echte bewijs van wat de twee servers tegen elkaar hebben gezegd.

In wachtrij klapt anders uit. In plaats van dat paneel krijg je één blok per ontvanger: een statusmarkering, het adres, een regel in gewone taal over wat het ophoudt, en kleine sleutel=waarde-chips met de technische details — type, code, host, en een retry-chip met het tijdstip van de volgende poging en, tussen haakjes, hoeveel pogingen er zijn geweest.

Filter met beleid — het doorzoekt alleen wat is geladen

Elke kaart heeft een filterveld, en dat doet precies één ding: het verbergt rijen die niet passen, in de browser. Het gaat niet terug naar de mailserver om meer op te halen. Wat de pagina heeft geladen toen je hem opende, is alles wat het filter ooit kan vinden, dus een leeg resultaat betekent "niet tussen de regels op deze pagina", niet "dit bericht bestaat niet".

Twee nuttige details:

• Het zoekt in adressen en statussen, zoals de placeholder van het veld zelf zegt: Filter op adres of status…. Typ een statuswoord zoals bounced om alleen die eruit te halen, of een deel van een adres om één correspondent te volgen. Er is geen onderwerp om op te zoeken.
• Het gaat met je mee tussen tabbladen. Typ je in een van de filtervelden, dan wordt de term in de andere overgenomen, zodat je bij het wisselen van tabblad hetzelfde filter houdt in plaats van dat het stilletjes wordt gewist. Heeft een tabel niets meer te tonen, dan zegt hij Geen resultaten voor "…" en herhaalt hij je term.

Staat het bericht dat je zoekt er niet bij, dan haalt harder filteren het niet naar boven. Controleer het tabblad van de andere richting en beschouw het bericht daarna als ouder dan het venster dat de pagina heeft geladen.

Als een bezorging is mislukt

Begin op het tabblad Problemen, of op de kaart Bezorgproblemen van het overzicht, die de recentste mislukkingen toont met de kolommen Ontvanger, Fout, Nieuwe poging en Datum. In de kolom Nieuwe poging zit het onderscheid dat ertoe doet:

• Definitief — de ontvangende server heeft het bericht ronduit geweigerd en er volgen geen pogingen meer. Het adres klopt niet, het domein bestaat niet, de mailbox is vol, of de andere kant heeft de mail geweigerd. Niets wat je hier doet maakt dat het alsnog wordt bezorgd: corrigeer het adres, of neem de weigering op met de kant van de ontvanger, en verstuur opnieuw.
• Tijdelijk (getoond als "Tijdelijk" met het aantal pogingen tot nu toe) — de andere kant heeft het nog niet aangenomen, en de mailserver blijft het proberen. Greylisting doet dit routineus, en een ontvangende server met een slechte middag ook. Klap de rij uit op Problemen om de tijd van de Volgende poging te zien; op In wachtrij staat hetzelfde als een retry-chip bij de ontvanger. Meestal is wachten de juiste actie.

Welke formulering je krijgt, hangt af van het tabblad, en dat verrast mensen. De zinnen in gewone taal — Het domein van de ontvanger bestaat niet., De mailbox van de ontvanger is vol., Het bericht is geweigerd door de ontvangende server., De ontvangende server vroeg ons te wachten (greylisting). — zijn wat In wachtrij bij elke ontvanger toont. Op Problemen, en in de bezorgtabellen, is de Reden juist de eigen woorden van de ontvangende server, en komt er alleen een gewone zin in de plaats als de server ons niets te citeren gaf. Daarom kan dezelfde mislukking op het ene tabblad gewoon en op het andere technisch lezen.

Hoe ver het logboek teruggaat

De pagina Logboek toont wat de mailserver nog heeft, nieuwste eerst, tot een vast aantal regels. Inkomend en Uitgaand zijn twee weergaven van één ophaalactie en delen samen één budget, dus een drukke dag in de ene richting laat minder ruimte over voor de andere; In wachtrij en Problemen hebben elk een eigen budget. Dat is niet instelbaar: er is nergens in de schermen van de mailomgeving een bewaarinstelling voor bezorglogs, en er is geen manier om het venster te verlengen of de geschiedenis te exporteren. Oude activiteit verdwijnt uit de eigen administratie van de server en stopt dan gewoon met verschijnen.

Behandel deze schermen dus als een live hulpmiddel om problemen op te lossen, niet als bewijs waar je volgend kwartaal op terug kunt komen. Doet een bezorging ertoe — een betwiste factuur, een juridische aanzegging — kopieer dan het SMTP-log uit de uitgeklapte rij zolang het er nog is.

De kaart Bezorglogboek op het overzicht is bewust nog korter: hij toont alleen de laatste paar regels als snelle controle, met Status, Van, Aan en Datum. Gebruik Alles bekijken voor de echte lijst.

Volgende stappen

• Mailboxen beheren — wanneer de oplossing de mailbox zelf is: een verkeerd adres, een mailbox die nooit is aangemaakt, een wachtwoord dat verzenden tegenhoudt.
• Een mailclient verbinden — wanneer mail de app van de afzender helemaal niet verlaat, zodat er niets in deze logs terechtkomt.
• Je domein verifiëren — mailauthenticatie en de DNS-records daarachter, de gebruikelijke oorzaak wanneer je mail door andere providers wordt geweigerd.
• Aliassen, groepen en verhulde adressen en Mailinglijsten — waar een bericht aan zo'n adres uiteindelijk terechtkomt.
• Opslag en verwijderde e-mail — mailboxopslag, en wat er met verwijderde mail gebeurt.