Mailregels en afwezigheidsbericht

Er gebeuren twee dingen met een bericht op de mailserver voordat iemand een mailprogramma opent: je Mailregels sorteren het, en — als de mailbox er een aan heeft staan — beantwoordt een Afwezigheidsbericht het. Allebei draaien ze op de server, dus ze werken of er nu een computer, telefoon of webmailsessie openstaat of niet, en allebei horen ze bij één mailbox in plaats van bij de mailomgeving als geheel.

Deze handleiding gaat over het bouwen van regels voor een mailbox, het ordenen ervan, en het instellen van een afwezigheidsbericht. De mailboxen zelf aanmaken staat in Mailboxen beheren.

Voordat je begint

Een afgeronde mailomgeving. Deze schermen hebben nodig dat de mailomgeving is geverifieerd en op de mailserver is ingesteld. Tot die tijd stuurt het dashboard je naar de pagina voor domeinverificatie — zie Je domein verifiëren.
Minstens één mailbox. Regels en antwoorden hangen aan een mailbox. Heb je er geen, dan toont de pagina Mailregels Nog geen mailboxen — Maak eerst een mailbox aan en geef die daarna regels. — en biedt ze Nieuwe mailbox aan.
Een rol die deze workspace mag bewerken. Regels aanmaken, bewerken, opnieuw ordenen, uitzetten en verwijderen, en een antwoord opslaan of verwijderen, zijn allemaal bewerkacties. Een lid met een rol die niet mag bewerken wordt teruggestuurd met Je hebt geen toestemming om deze actie uit te voeren.
Een mailomgeving die niet is gepauzeerd. Een mailomgeving die voor verwijdering staat ingepland is alleen-lezen — Deze mailspace staat gepland voor verwijdering en kan niet worden gewijzigd. Zet hem eerst terug.
Staat Mailspace helemaal niet in de zijbalk van je workspace, dan is mailhosting niet ingeschakeld voor het dashboard. Neem contact op en dan regelen we het.

De twee regelschermen

Open de mailomgeving en daarna het menu Instellingen in haar zijbalk. Twee items daar zijn hier van belang:

Mailregels — een lijst van elke mailbox in de mailomgeving, met als kop Mailboxen: Regels sorteren binnenkomende mail automatisch — verplaats de mail naar een map, stuur hem door, markeer hem als gelezen of verwijder hem. Elke mailbox heeft zijn eigen set. Het is een keuzescherm, geen set regels: kolommen voor Mailbox, Regels en Afwezigheid, en een knop Regels beheren per rij.
Afwezigheidsbericht — de automatische antwoorden, één rij per mailbox die er een heeft.

Geen van beide schermen overstemt het andere, en er is geen regel voor de hele mailomgeving die vóór de eigen regels van een mailbox draait. Elke regel woont in precies één mailbox; de lijst Mailregels wijst je alleen de weg naar de juiste. De kolom Regels vat samen wat daar staat — Geen, een badge {n} actieve regels die de ingeschakelde regels telt, of een badge Eigen script. Die getallen zijn een opgeslagen samenvatting, zoals de voettekst zegt: De aantallen komen uit de laatste keer dat de regels van elke mailbox hier zijn geopend of opgeslagen. Open de mailbox om de actuele stand te zien.

De mailboxenlijst heeft dezelfde snelkoppeling: open het actiemenu van een rij (de knop ⋮) en kies Mailregels, dat op de regels van die mailbox uitkomt — hetzelfde scherm dat Regels beheren opent. Een mailbox die voor verwijdering staat ingepland, wordt via geen van beide routes aangeboden.

Waar een regel op kan letten

Een regel heeft een of meer Voorwaarden: Waar de regel op let in een binnenkomend bericht. Elke voorwaarde is een veld, een vergelijking en een waarde.

Veld	Vergelijkt met
Van, Aan, Cc	de headers van de afzender en de ontvangers
Onderwerp	de onderwerpregel
Berichttekst	de tekst van het bericht — deze biedt alleen bevat en is

De vergelijkingen voor Van, Aan, Cc en Onderwerp zijn bevat, bevat niet, is, is niet, begint met, eindigt op en komt overeen met. De lijst wisselt zichzelf om zodra je het veld verandert, en houdt je vergelijking vast als het nieuwe veld die ook biedt. komt overeen met behandelt de waarde als een patroon in plaats van als platte tekst, waarbij * staat voor een willekeurige reeks tekens — en zo zijn begint met en eindigt op onderhuids ook opgebouwd.

Eén voorwaarderij kan meerdere waarden dragen: de placeholder luidt Waarde — scheid meerdere waarden met komma's, en de rij komt overeen als een ervan dat doet. Meerdere losse rijen worden juist gecombineerd door het Type overeenkomst — Aan ALLE voorwaarden voldoen of Aan EEN voorwaarde voldoen, waarbij ALLE vereist dat elke voorwaarde overeenkomt; EEN reageert zodra één voorwaarde overeenkomt.

Wat een regel kan doen

Acties zijn Wat er gebeurt met een bericht dat overeenkomt, en een regel kan er meer dan één hebben:

Actie	Effect
Verplaats naar map	zet het bericht in een map in plaats van in het postvak in
Stuur door naar adres	stuurt een kopie door naar een ander adres
Markeer als gelezen	bezorgt het al gelezen
Markeer met ster	markeert het
Verwijder	gooit het bericht weg

Verplaats naar map biedt de echte mappen van de mailbox aan onder Kies een map, plus Nieuwe map… — kies die en typ een naam, die wordt bij de eerste bezorging aangemaakt in plaats van meteen. Stuur door naar adres neemt één e-mailadres en wordt bij het opslaan ook als adres gecontroleerd.

Verwijderen bewaart niets

Een regel met Verwijder als actie gooit het bericht bij binnenkomst weg: het wordt nooit in de mailbox bezorgd, dus er staat niets in een map dat je kunt terugzetten, en de afzender hoort niets — geen bounce. Gebruik liever Verplaats naar map, tenzij je het zeker weet, en kijk in Maillogboek als je wilt zien wat een regel heeft opgevangen.

Een regel aanmaken

Open de regels van de mailbox. Klik vanuit Instellingen → Mailregels op Regels beheren op de rij van de mailbox. De pagina heet Mailregels met het adres erboven, en haar kaart is Regels — Worden van boven naar beneden toegepast zodra e-mail binnenkomt. Een regel die de verwerking stopt, voorkomt dat de regels eronder draaien. Zonder regels leest hij Nog geen regels — Sorteer nieuwsbrieven in een map, stuur e-mail van een klant door, of gooi weg wat je nooit wilt lezen.
Begin een nieuwe regel. Klik op Nieuwe regel. Met Alle mailboxen ernaast ga je terug naar het keuzescherm.
Geef hem een naam. Regelnaam is verplicht en Wordt getoond in de regellijst van deze mailbox. — bijvoorbeeld Nieuwsbrieven sorteren.
Kies het type overeenkomst. Aan ALLE voorwaarden voldoen of Aan EEN voorwaarde voldoen. ALLE is de standaard.
Voeg je voorwaarden toe. Stel op de eerste rij het veld, de vergelijking en de waarde in, en gebruik Voorwaarde toevoegen voor meer. De prullenbakknop op een rij haalt die weg; de laatste rij blijft staan, omdat een regel minstens één voorwaarde nodig heeft.
Voeg je acties toe. Kies uit de actielijst en vul in wat die vraagt — een map, of een adres. Actie toevoegen voegt nog een rij toe, en ook hier blijft de laatste staan.
Bepaal of het daar ophoudt. Verwerking stoppen is een schakelaar: Regels worden van boven naar beneden uitgevoerd. Zet dit aan en de regels onder deze regel worden overgeslagen zodra hij overeenkomt. Laat je hem uit, dan gaat overeenkomende mail gewoon door de rest van je regels.
Lees hem terug. In gewone woorden toont de regel als een zin en houdt bij wat je bewerkt — Hoe de regel leest terwijl je hem opbouwt. Het is de snelste manier om een voorwaarde te betrappen die op het verkeerde veld staat.
Sla hem op. Regel aanmaken slaat op en brengt je terug naar de lijst; Annuleren verlaat het formulier zonder op te slaan. Ontbreekt er iets — een lege waarde, een adres dat geen adres is — dan komt het formulier terug met de reden en houdt het vast wat je hebt getypt, in plaats van een regel op te slaan die stilletjes nergens op zou passen.

Een bestaande regel bewerken gaat via hetzelfde formulier, bereikbaar via Regel bewerken in het menu ⋮ van de rij en opgeslagen met Wijzigingen opslaan.

Regels ordenen, pauzeren en verwijderen

Regels draaien in de volgorde waarin ze staan, en de lijst is genummerd zodat je dat kunt zien. Elke rij toont de naam van de regel, haar voorwaarden en acties in gewone woorden, en een badge Aan of Uit. Het menu ⋮ van de rij bevat de rest:

Omhoog / Omlaag — de volgorde is een echte instelling, geen presentatie. Een regel met Verwerking stoppen aan bepaalt wat de regels eronder ooit te zien krijgen.
Uitschakelen / Inschakelen — een regel die uit staat blijft in de lijst en draait niet meer. Hij telt dan ook niet meer mee voor het getal actieve regels op het keuzescherm Mailregels.
Regel verwijderen — vraagt om een bevestiging en merkt op dat E-mail die al door deze regel is opgeborgen, blijft staan waar hij staat. Regels werken op mail zodra die binnenkomt, dus er weghalen brengt nooit iets terug.

Een afwezigheidsbericht instellen

Open Afwezigheidsbericht. In de zijbalk van de mailomgeving: Instellingen → Afwezigheidsbericht. De kaart is Automatische antwoorden op binnenkomende mail terwijl de eigenaar van een mailbox afwezig is., en zolang er niets is ingesteld leest hij Nog geen afwezigheidsberichten ingesteld.
Begin een nieuw bericht. Klik op Nieuw afwezigheidsbericht — in de paginakop zodra je er minstens één hebt, en daarvóór in de lege staat.
Kies de mailbox. E-mailadres is De mailbox waarvoor dit automatische antwoord geldt., te kiezen via Kies een mailbox…. Eén bericht per mailbox; wil je een bestaand bericht veranderen, bewerk het dan in plaats van een tweede toe te voegen.
Zet het antwoord aan. Automatisch antwoord is Of afzenders überhaupt een automatisch antwoord krijgen — Automatisch antwoorden op binnenkomende e-mail. De badge in de kop van de kaart volgt de schakelaar tussen Actief en Inactief terwijl je hem instelt. Je kunt opslaan met de schakelaar uit, waardoor de tekst klaarstaat voor de volgende keer.
Stel een periode in, als je die wilt. Periode is optioneel — Beperk het automatische antwoord eventueel tot een bepaalde periode. Startdatum is Laat leeg voor geen startdatum. en Einddatum is Laat leeg voor geen einddatum. Na deze dag (UTC) stoppen de antwoorden. Het zijn allebei hele dagen, vergeleken in UTC, en met geen van beide ingesteld draait het bericht gewoon zolang het aan staat.
Schrijf het antwoord. Onderwerp is De onderwerpregel van het automatische antwoord. en Berichttekst is Inhoud van het bericht in platte tekst. Een nieuw bericht komt met allebei alvast ingevuld — als onderwerp Out of Office en een korte Engelse tekst die begint met Thank you for your email. I am currently out of the office… — zodat je de tekst kunt aanpassen in plaats van vanaf niets te beginnen.
Voeg een opgemaakte versie toe, als je die wilt. Een opgemaakte (HTML) versie versturen laat een HTML-tekst zien: Voeg een opgemaakte versie toe met links en styling. Ontvangers van wie het mailprogramma die niet kan tonen, zien de platte tekst hierboven. De schakelaar weer uitzetten wist de opgemaakte versie in plaats van hem alleen te verbergen — en dat is wat je wilt, want een achtergebleven HTML-tekst is precies de versie die de meeste mailprogramma's zouden blijven tonen.
Sla op. Wijzigingen opslaan brengt je terug naar de lijst en bevestigt of het bericht live is gegaan of is opgeslagen terwijl het uit stond.

De lijst toont daarna een rij per mailbox met een ingesteld bericht: Mailbox, Periode — de datums, of Geen datums ingesteld — en Status, Actief of Uitgeschakeld. Gebruik het menu ⋮ van de rij om het later te Bewerken.

Waar het bericht staat ten opzichte van je regels

Het bericht en de regels van de mailbox zijn twee delen van hetzelfde filter, en het bericht gaat voorop. De regelpagina zegt dat waar een bericht bestaat: Voor deze mailbox is een afwezigheidsbericht ingesteld, met een badge Aan/Uit, een link Bericht bewerken, en de opmerking Het draait vóór deze regels, in hetzelfde script — een regel erboven kan het niet onderdrukken. Een regel die een bericht opbergt of verwijdert, houdt dus niet tegen dat de afzender antwoord krijgt.

Een bericht dat in webmail is ingesteld, verschijnt ook op deze schermen, en het hier bewerken neemt het over.

Een afwezigheidsbericht verwijderen

Open het menu ⋮ van de rij op de lijst Afwezigheidsbericht en kies Verwijderen. De bevestiging heet Afwezigheidsbericht voor {adres} verwijderen? en waarschuwt dat Dit kan niet worden teruggedraaid. — de tekst is weg, niet alleen uitgezet. De filterregels van de mailbox blijven ongemoeid, en haar rij verdwijnt uit de lijst.

Wil je het bericht alleen pauzeren, zet dan Automatisch antwoord uit op het formulier. Het bericht blijft bewaard, de rij blijft staan met een badge Uitgeschakeld, en het weer aanzetten is één schakelaar.

Als een mailbox een eigen filterscript heeft

De regels van een mailbox vormen samen één filterscript, en dat kan ook ergens anders zijn geschreven — met de hand, of door een ander mailprogramma. Gebeurt dat, dan zegt de regelpagina het, met als kop Deze mailbox heeft een eigen filterscript, en legt ze uit dat het script niet door deze regelbouwer is geschreven en blijft precies zoals het is, zodat niets hier het kan breken.

Zolang een mailbox in die staat is:

De regels die het script beschrijft, staan alleen-lezen in de lijst, en het menu van de rij zegt Alleen-lezen zolang het script eigen is. Nieuwe regel wordt niet aangeboden.
Toon het script laat het script zelf zien, als je wilt zien wat er draait.
Een afwezigheidsbericht opslaan voor die mailbox wordt ook geweigerd. Het formulier Afwezigheidsbericht toont dezelfde waarschuwing met een knop Naar mailregels.
Voortaan hier beheren draagt de mailbox over aan de regelbouwer. Het vraagt eerst — Het eigen script vervangen? — en is duidelijk over de prijs: het script wordt opnieuw opgebouwd uit de regels die worden getoond, en Alles wat deze bouwer niet kan tonen — eigen Sieve-code, extra voorwaarden — gaat verloren. Alleen jij kunt dit in gang zetten; een regel opslaan doet het nooit als bijeffect.

Eén losse regel kan buiten het formulier vallen zonder dat het hele script eigen is — een regel die in een ander programma is geschreven met opties die de bouwer niet aanbiedt. Die draagt de badge Gebruikt opties die dit formulier niet kan bewerken, en het formulier is voor die regel gesloten: je kunt hem nog wel uitzetten, verplaatsen of verwijderen, want geen van die dingen verandert waar hij op past.

Volgende stappen

Geef één mailbox een eerste regel — nieuwsbrieven in een map is de makkelijke — en let op de genummerde volgorde zodra je de tweede toevoegt.
Kijk in Maillogboek nadat een regel live is gegaan, om te bevestigen wat hij heeft opgevangen.
Gebruik een alias of een groep in plaats van een doorstuurregel wanneer mail meerdere mensen moet bereiken — daar zijn ze voor, en ze zijn niet afhankelijk van de regels van één mailbox.
Stel een afwezigheidsbericht in vóórdat iemand vertrekt, met een periode, zodat het vanzelf begint en stopt.
Wijs mensen op webmail of hun mailclient voor de mappen waarin hun regels nu opbergen.