Mailboxen beheren

Een mailbox is een echte inbox op je eigen domein: een adres, een wachtwoord en opslag. Je logt ermee in op webmail en op elke mailclient via IMAP, POP3, SMTP of JMAP. Deze handleiding gaat over het dagelijkse werk eromheen — een mailbox aanmaken, de instellingen wijzigen en er een weghalen — binnen een mailomgeving die al is ingesteld.

Mailboxen zijn niet het enige soort adres in een mailomgeving. Aliassen, groepen, mailinglijsten en verhulde adressen worden allemaal bij mailboxen bezorgd zonder zelf mailboxen te zijn, en elke mailbox kan bovendien eigen mailregels en een afwezigheidsbericht hebben. Die staan op hun eigen pagina's; deze gaat over de mailboxen.

Een mailbox aanmaken

1. Open de mailomgeving. Kies Mailspace in de zijbalk van de workspace en open daarna de mailomgeving die je wilt. De pagina Overzicht opent als eerste.

2. Begin met een nieuwe mailbox. Klik op Nieuwe mailbox in de paginakop. Drie andere routes brengen je bij hetzelfde formulier: de teller Mailboxen in de statistiekenrij van het overzicht heeft een link Beheren, de kaart Recente mailboxen heeft Alles bekijken — die beide op de mailboxenlijst uitkomen, die zijn eigen knop Nieuwe mailbox heeft — en zolang je helemaal geen mailboxen hebt, toont de kaart Recente mailboxen Nog geen mailboxen met Maak je eerste mailbox aan om te beginnen. en een eigen knop Nieuwe mailbox.

3. Voer het adres in. Typ onder E-mailadres het deel vóór de @ — de hint luidt Het adres en de login voor deze mailbox. Heeft de mailomgeving één domein, dan staat dat naast het veld; heeft hij er meerdere, kies er dan een in de keuzelijst Domein ernaast.

   Het formulier controleert het adres terwijl je typt en meldt dat <naam>@<domein> is available. of dat het is already used by iets anders is. Adressen worden gedeeld binnen de hele mailomgeving, dus een naam kan bezet zijn door een groep, een mailinglijst of een alias in plaats van door een andere mailbox — de melding noemt welke. Beide aanmaakknoppen worden grijs zolang bekend is dat het adres bezet is, dus de weg vooruit is de naam aanpassen.

4. Stel een weergavenaam in. Weergavenaam is Wordt getoond als afzendernaam bij uitgaande e-mail. Laat je het leeg, dan vult het formulier zodra je verdergaat een gok in op basis van het adres; wat je zelf typt blijft ongewijzigd staan.

5. Stel een wachtwoord in. Dit is het eigen inlogwachtwoord van de mailbox — voor webmail en voor mailclients. Typ er een onder Wachtwoord, of klik op Genereren voor een sterk willekeurig wachtwoord. Een meter onder het veld beoordeelt wat erin staat (Weak, Fair, Good of Strong), en Wachtwoord kopiëren kopieert het zodra het veld een waarde heeft.

6. Kies een quotum. Quotum is de opslaglimiet voor deze mailbox. Onbeperkt staat standaard aan, waardoor de mailbox uit de hele opslagpool van de mailomgeving kan putten in plaats van uit een deel ervan; zet het uit om juist deze mailbox in GB of MB te begrenzen. De hint naast het veld meldt wat je pakket bevat, hoeveel daarvan in gebruik is en hoeveel mailboxen je hebt gebruikt van het aantal dat het pakket toestaat. Een limiet die groter is dan de totale opslag van het pakket wordt bij het opslaan geweigerd.

7. Zet tweestapsverificatie aan, als je dat wilt. Optioneel, en uit tenzij je erom vraagt: vraag bij het inloggen om een wisselende code uit een authenticator-app. Klik op Tweestapsverificatie instellen om een QR-code te tonen om te scannen, plus dezelfde sleutel in tekst voor apps die die willen intypen. Bewaar hem voordat je opslaat — hij wordt niet opnieuw getoond nadat de mailbox is aangemaakt. Met Instellen van 2FA annuleren stap je eruit.

   App-wachtwoorden toont hier alleen Pas beschikbaar na het aanmaken; ze worden uitgegeven op een adres dat nog niet bestaat.

8. Voeg lidmaatschappen toe, als je die wilt. Met drie kaarten onderaan — Groepen, Aliassen en Mailinglijsten — koppel je het nieuwe adres al tijdens het aanmaken. Een kaart zonder iets om te kiezen biedt aan er een aan te maken (bijvoorbeeld Nog geen groepen op dit domein. met Groep aanmaken).

9. Maak hem aan. Mailbox aanmaken slaat op en brengt je terug naar de mailboxenlijst met een bevestiging die het adres noemt. Aanmaken en nog een toevoegen slaat op en geeft je een leeg formulier terug, wat sneller werkt als je een heel team inricht. Met Annuleren ga je weg zonder op te slaan.

Een mailbox wijzigen

1. Open de mailboxenlijst. Kies Mailboxen vanuit de mailomgeving. De lijst heeft de kop Alle mailboxen — Mailboxen met IMAP/SMTP-toegang en toegang tot webmail. — met een filterveld (Filter mailboxen op adres…) en een rij per mailbox met Mailbox, Weergavenaam en Opslag. Op elke rij staat een knop Webmail; die is uitgeschakeld zolang het webmailrecord van het domein ontbreekt, en de tooltip vertelt waar webmail zal openen. Een geblokkeerde mailbox heeft een badge Geblokkeerd.

2. Open de mailbox. Open het actiemenu van de rij (de knop ⋮ aan het eind van de rij) en kies Mailbox bewerken. In hetzelfde menu staan Mailregels voor die mailbox en Mailbox verwijderen.

3. Voer je wijzigingen door. Het instellingenformulier dekt:

   • Weergavenaam — de afzendernaam.
   • Wachtwoord — Laat leeg om het huidige wachtwoord te behouden. Genereren en de kopieerknop werken zoals op het aanmaakformulier.
   • Status — een keuze tussen Actief en Geblokkeerd. Blokkeren verhindert inloggen en e-mailbezorging zonder de mailbox te verwijderen.
   • Quotum — dezelfde limietinstelling, plus een regel over hoeveel de mailbox gebruikt.
   • Tweestapsverificatie — hier in te stellen als het uit staat, of 2FA verwijderen…, dat om een bevestiging vraagt en waarschuwt dat de gebruiker moet deze opnieuw instellen.
   • IP-beperking bij inloggen — een of meer adressen of CIDR-reeksen van waaruit het eigen wachtwoord van de mailbox mag worden gebruikt; leeg staat elk adres toe.
   • App-wachtwoorden — losse inloggegevens voor mailclients en apps.
   • Groepen, Aliassen en Mailinglijsten — dezelfde drie kaarten als op het aanmaakformulier, met waar dit adres nu bij hoort.

   Het E-mailadres zelf ligt vast: Dit adres kan niet worden gewijzigd. Wil je mail naar een ander adres verplaatsen, voeg dan een alias toe, of maak de nieuwe mailbox aan en verwijder de oude.

4. Sla op. Klik op Wijzigingen opslaan. Wordt het opslaan geweigerd, dan komt het formulier terug met de reden en behoudt het wat je hebt getypt. Bij opslaan met een nieuw wachtwoord word je ook gevraagd je identiteit te bevestigen met je passkey of wachtwoord, als je dat niet recent hebt gedaan — bij ander opslaan niet.

Een mailbox verwijderen

Een mailbox verwijderen is bewust moeilijk per ongeluk te doen. Er wordt niets gewist op het moment dat je klikt, en je hebt twee kansen om je te bedenken.

1. Verwijder de mailbox. Open in de mailboxenlijst het actiemenu van de rij en kies Mailbox verwijderen. De bevestiging heeft de kop {adres} verwijderen? en legt uit wat er gebeurt: de mailbox wordt direct geblokkeerd en ingepland voor definitieve verwijdering na een respijtperiode — nu zeven dagen, en het venster noemt het exacte aantal. Je kunt hem tot die tijd op elk moment herstellen.

2. Vind hem terug onder Ingepland voor verwijdering. De mailbox verlaat de hoofdlijst en verschijnt in een kaart Ingepland voor verwijdering eronder: Nu geblokkeerd — definitief verwijderd na de respijtperiode van {n} dagen. Je kunt ze tot die tijd herstellen. Elke rij heeft een aftelbadge (Wordt over {n} dagen verwijderd, of Wordt vandaag verwijderd) en twee knoppen.

   • Herstellen annuleert de geplande verwijdering en zet de mailbox direct weer aan. Het wachtwoord, het e-mailadres, de aliassen en de lidmaatschappen blijven ongewijzigd. Herstellen kan worden geweigerd als de mailboxlimiet van je pakket al vol is — de melding zegt dat en noemt het pakket.
   • Nu verwijderen verwijdert de mailbox en al haar e-mail direct en definitief. Je wordt eerst gevraagd je identiteit te bevestigen. Dit is ook hoe je meteen een mailboxplek vrijmaakt in plaats van de respijtperiode uit te zitten.

3. Loopt de respijtperiode af, dan wordt de mailbox voor je verwijderd. Hij verhuist dan naar een kaart Onlangs verwijderd: Deze mailboxen zijn verwijderd, maar de mailserver heeft hun e-mail nog. Herstel er een en hij komt met alles erin terug — je stelt dan een nieuw wachtwoord in. De rijen tonen wanneer de mailbox is verwijderd en een aftelling tot het moment dat de mailserver hem wist (Wordt over {n} dagen gewist, of Wordt vandaag gewist).

   Kan die controle bij de mailserver niet worden gedaan, dan blijft de kaart staan en zegt hij dat ook: We konden bij de mailserver niet nagaan welke recent verwijderde mailboxen nog te herstellen zijn. Herlaad de pagina straks om het opnieuw te proberen. — en dezelfde zin verschijnt als banner boven aan de pagina. Dat is met opzet — een kaart die verdwijnt leest als "er valt niets meer te herstellen", en juist dat kon niet worden vastgesteld. De situatie is tijdelijk en betekent niet dat de mail weg is; de pagina herladen is het juiste antwoord.

4. Wil je er een terughalen uit Onlangs verwijderd, klik dan op Herstellen. De pagina die opent heeft de kop Wat er terugkomt en noemt de datum tot wanneer de mail nog wordt bewaard. Er staan het adres, de weergavenaam, de mailboxgrootte, de aliassen en de groepen en mailinglijsten op — lidmaatschappen Worden opnieuw toegevoegd waar ze nog bestaan., en de grootte wordt hersteld zoals hij was of ingekort zodat hij binnen je huidige pakket past. Een herstelde mailbox komt zonder wachtwoord terug, dus stel op die pagina een Nieuw wachtwoord in (of laat er een Genereren) en klik daarna op Mailbox herstellen.

   Zodra de mailserver hem heeft gewist, is herstellen niet meer mogelijk: de poging wordt geweigerd met Deze mailbox kan niet meer worden hersteld — de mailserver heeft hem definitief verwijderd. Heeft er intussen een nieuwe mailbox het adres overgenomen, dan krijg je te horen dat je die eerst moet verwijderen of hernoemen.

Volgende stappen

• Deel de nieuwe adressen uit en laat mensen inloggen — zie Een mailclient verbinden.
• Voeg de gedeelde adressen toe die je team nodig heeft: aliassen, groepen en mailinglijsten staan allemaal in de eigen zijbalk van de mailomgeving.
• Stel per mailbox mailregels en een afwezigheidsbericht in vanuit het rijmenu van de mailbox, zodra de mailbox in gebruik is.
• Houd de teller Mailboxen op de pagina Overzicht in de gaten — die toont hoeveel van de mailboxen die je pakket toestaat in gebruik zijn, en Pakket upgraden op de kaart Pakket is waar je er meer regelt.