Mailinglijsten

Een mailinglijst is één adres dat mail uitwaaiert naar meerdere ontvangers. Mail die ernaartoe wordt gestuurd, wordt bij iedereen op de lijst bezorgd, en elke ontvanger kan een mailbox in deze mailomgeving zijn of een adres ergens anders — het privéadres van een collega, een leverancier, een gedeelde inbox bij een andere provider.

Dat laatste is het praktische verschil tussen een mailinglijst en een groep. De leden van een groep moeten mailboxen zijn die in deze mailomgeving worden gehost; de leden van een mailinglijst mogen elk adres zijn, intern of extern. Probeer je een extern adres in een groep te zetten, dan wordt het opslaan geweigerd met de mededeling dat je een mailinglijst moet gebruiken. Zie Aliassen, groepen en verhulde adressen voor de andere soorten gedeelde adressen die een mailomgeving kent.

Voordat je begint

Een afgeronde mailomgeving. De schermen voor mailinglijsten bestaan pas zodra het domein van de mailomgeving is geverifieerd en de mailomgeving is aangemaakt. Tot die tijd stuurt het dashboard je naar de pagina voor domeinverificatie — zie Je domein verifiëren.
Een rol die deze workspace mag bewerken. Een mailinglijst aanmaken, wijzigen en verwijderen zijn allemaal bewerkacties. Een lid met een rol die niet mag bewerken wordt teruggestuurd met Je hebt geen toestemming om deze actie uit te voeren. De lijstpagina bekijken is niet op die manier beperkt.
Een mailomgeving die niet is gepauzeerd of voor verwijdering staat ingepland. Een mailomgeving waarvan de mail wordt vastgehouden, toont een tussenscherm in plaats van haar beheerpagina's, en een die voor verwijdering staat ingepland is de hele bewaartermijn alleen-lezen — de poging komt terug met Deze mailspace staat gepland voor verwijdering en kan niet worden gewijzigd. Zet hem eerst terug. Zie Een mailomgeving verwijderen en herstellen.

Staat Mailspace helemaal niet in de zijbalk van je workspace, dan is mailhosting niet ingeschakeld voor je dashboard en valt er zelf niets aan te zetten — neem contact op en dan regelen we het.

Een mailinglijst aanmaken

Open de mailomgeving. Kies Mailspace in de zijbalk van je workspace en open daarna de mailomgeving die je wilt. Haar pagina Overzicht opent als eerste.
Ga naar Mailinglijsten. Kies Mailinglijsten in de eigen zijbalk van de mailomgeving. De pagina Overzicht heeft in haar cijferrij ook een getal Mailinglijsten met een link Beheren naar dezelfde plek.
Begin een nieuwe lijst. Klik op Nieuwe mailinglijst in de paginakop. Zolang de mailomgeving nog geen lijsten heeft, toont de pagina Nog geen mailinglijsten ingesteld — Een mailinglijst verspreidt e-mail vanaf één adres naar meerdere ontvangers. — met een eigen knop Nieuwe mailinglijst.
Geef de lijst een naam. Naam is verplicht, en de toelichting luidt Wordt overal getoond waar deze mailinglijst voorkomt. (de placeholder stelt bijv. Supportteam voor). De naam vervangt ook de omschrijving: laat je Omschrijving leeg, dan wordt de naam als omschrijving opgeslagen.
Kies het adres. Typ onder E-mailadres het deel vóór de @ — Het adres waar mail naartoe wordt gestuurd. Heeft de mailomgeving één domein, dan staat dat naast het veld; heeft ze er meerdere, kies er dan een in de keuzelijst Domein.

Adressen worden gedeeld over de hele mailomgeving: een mailbox, een alias, een groep en een mailinglijst putten allemaal uit dezelfde voorraad, aliassen inbegrepen, dus geen enkel adres kan twee doelen dienen. Is het adres al bezet, dan wordt de lijst niet aangemaakt en komt het formulier terug met de reden bovenaan. Diezelfde voorraad is de reden dat een naam die je voor een lijst hebt gebruikt, of voor een van haar aliassen, later als bezet verschijnt op het formulier voor een nieuwe mailbox, dat meldt dat het adres al door een mailinglijst wordt gebruikt.
Beschrijf hem, als je wilt. Omschrijving is optioneel — een notitie over waar deze lijst voor is. Het is de tekst die in de kolom Omschrijving op de lijstpagina staat.
Voeg aliassen toe, als je wilt. Aliassen zijn Extra adressen die ook aan deze lijst worden bezorgd. Typ het deel vóór de @ en klik op Toevoegen; heeft de mailomgeving meer dan één domein, dan staat er een keuzelijst Domein van alias naast het veld. Wat je invoert stapelt zich op als rijen met een knop Alias verwijderen, en het aantal staat naast de veldtitel. Een geweigerde invoer zegt onder het veld waarom — Enter a valid email address., of dat het adres is already in the list.
Voeg de leden toe. Leden is Wie de mail ontvangt die naar deze lijst wordt gestuurd — een mailbox hier, of een willekeurig extern adres. De keuzelijst biedt de mailboxen van de mailomgeving op naam aan (Kies een mailbox of typ een willekeurig adres…), en omdat externe adressen hier zijn toegestaan, kun je er ook gewoon een intypen in plaats van er een uit het menu te kiezen. Leden stapelen zich op dezelfde manier op, met Lid verwijderen op elke rij.
Maak hem aan. Klik op Mailinglijst aanmaken. Je keert terug naar de lijstpagina met Mailing list created successfully. Met Annuleren verlaat je het formulier zonder op te slaan. Wordt het opslaan geweigerd, dan komt het formulier terug met de reden bovenaan — controleer de velden voordat je het opnieuw probeert.

Een mailinglijst wijzigen

Open de lijstpagina. Kies Mailinglijsten in de zijbalk van de mailomgeving. De kaart heet Alle mailinglijsten — Beheerde distributielijsten waarop leden zich abonneren om berichten te ontvangen. — met een aantalbadge, een filterveld (Filter mailinglijsten op naam of adres…) en een rij per lijst met Naam, E-mailadres en Leden.

In die tabel toont Naam de omschrijving van de lijst — het label dat je bij het aanmaken hebt ingevuld — en valt hij terug op het deel van het adres vóór de @ wanneer de omschrijving leeg is. Leden is een badge die de huidige ontvangers telt. Het filter zoekt in het adres en in de omschrijving; is er niets dat past, dan krijg je Geen mailinglijsten gevonden voor "…" en Probeer een andere zoekterm.
Open de lijst. Open het actiemenu van de rij (de knop ⋮ aan het einde van de rij) en kies Mailinglijst bewerken.
Breng je wijzigingen aan. Het formulier is dat van een nieuwe lijst, min twee rijen. Het E-mailadres staat er als platte tekst in plaats van als veld: Het adres waar mail naartoe wordt gestuurd. Dit kan na het aanmaken van de lijst niet meer worden gewijzigd. En een veld Naam is er niet: de naam van een lijst is het deel van het adres vóór de @ en ligt dus vast zodra de lijst bestaat. Al het andere — de omschrijving, de aliassen en de leden — is bewerkbaar, en de velden voor aliassen en leden komen alvast gevuld met wat de lijst nu heeft.

Alle leden verwijderen mag: een leeg veld Leden slaat op als een lege lijst, dus het adres blijft bestaan maar bezorgt bij niemand.
Sla op. Klik op Wijzigingen opslaan. Je keert terug naar de lijstpagina met Mailing list updated. Wordt het opslaan geweigerd, dan komt het formulier terug met de reden bovenaan; open de lijst opnieuw om te zien wat er nu in staat voordat je het nog eens probeert.

Je kunt ook vanuit een mailbox werken

Het formulier van een mailbox heeft zelf een veld Mailinglijsten — Lijsten waarop dit adres is geabonneerd. als je een bestaande mailbox bewerkt, Lijsten waarop dit adres wordt geabonneerd. op het formulier voor een nieuwe mailbox — zodat je één mailbox in één keer aan meerdere lijsten kunt hangen in plaats van elke lijst afzonderlijk te bewerken. Het is hetzelfde lidmaatschap, van de andere kant bekeken: de lijst is waar de ontvangers echt worden bewaard, en het mailboxformulier leest en schrijft dat. Een veld waarin niets te kiezen valt, biedt Nog geen mailinglijsten op dit domein. en Mailinglijst aanmaken. Zie Mailboxen beheren.

Wat een mailinglijst wel en niet doet

Een mailinglijst is hier een distributieadres, geen discussieforum. Wat je krijgt is de uitwaaiering en de ontvangerslijst; de machinerie die je je van listservers herinnert, hoort er niet bij.

Lidmaatschap is administratief. Je voegt ontvangers zelf toe en verwijdert ze zelf, via het veld Leden van de lijst of via het veld Mailinglijsten van een mailbox. Er is geen zelfaanmelding, geen bevestigingsstap, en niets dat een ontvanger hoeft te accepteren.
Er zijn geen instellingen voor plaatsen of modereren. De hele configuratie van een lijst bestaat uit haar naam, haar adres, een omschrijving, haar aliassen en haar leden. Er is geen instelling voor wie er naar de lijst mag sturen, geen moderatiewachtrij, en geen archief van berichten.
Leden zijn adressen, geen accounts. Een ontvanger hoeft geen mailbox te zijn die je host, en niets aan de lijst geeft een ontvanger toegang tot wat dan ook. Een mailbox van een lijst halen raakt de mailbox niet, en een lijst verwijderen raakt haar leden niet.

Heb je een gedeeld adres nodig dat alleen je eigen mailboxen lezen, dan past een groep beter — zie Aliassen, groepen en verhulde adressen.

Een mailinglijst verwijderen

Kies Mailinglijst verwijderen. Open het actiemenu van de rij op de lijstpagina en kies Mailinglijst verwijderen.
Bevestig. De dialoog heet {naam} verwijderen? — met dezelfde naam als in de tabel — en zegt Dit kan niet worden teruggedraaid. Bevestigen verwijdert de lijst; Annuleren brengt je terug. Je keert terug naar de lijstpagina met Mailing list deleted.

Een lijst verwijderen gebeurt meteen

Een mailinglijst heeft geen respijtperiode en geen herstel — anders dan een mailbox duikt ze nergens weer op om uit te worden teruggehaald. Het adres en haar aliassen komen vrij voor hergebruik, en wat er daarna naartoe wordt gestuurd bereikt de mensen die op de lijst stonden niet meer. Opnieuw aanmaken betekent de leden opnieuw invoeren.

Volgende stappen

Vertel mensen het nieuwe adres en controleer wat de lijst echt bezorgt — de pagina Logboek van de mailomgeving toont mail zoals die wordt verzonden en ontvangen. Zie Maillogboek.
Richt extra adressen op dezelfde lijst met haar veld Aliassen, in plaats van een tweede lijst met dezelfde leden te maken.
Bepaal per lijst of een groep beter zou passen — zie Aliassen, groepen en verhulde adressen.
Houd het getal Mailinglijsten op de pagina Overzicht van de mailomgeving in de gaten; de link Beheren daar is de kortste route terug hierheen.